تیز رفتاری موجودہ دور کی اہم ترین خصوصیات میں سے ایک ہے۔ایسے میں وقت کا موثر انتظام (Effective Time Management) ایک اہم صلاحیت کی شکل میں سامنے آتا ہے۔ وقت کے انتظام کی یہ صلاحیت انسان کی پیشہ ورانہ زندگی میں بھی اور ذاتی زندگی میں بھی، کامیابی کے لیے ضروری ہے۔ اسے صرف دن کی منصوبہ بندی کے طور پر نہیں دیکھا جانا چاہئے۔ بلکہ یہ تو ہر لمحے کو بہترین نتائج حاصل کرنے کے لیے بہتر انداز میں استعمال کرنے کا فن ہے۔ وقت کا انتظام نہ صرف کارکردگی کو بہتر کرتا ہے، بلکہ یہ ذہنی دباؤ کو کم کرنے کا موجب بھی ہوتا ہے۔ اور اس طرح مجموعی طور پر زندگی کی بہتری کو فروغ دیتا ہے۔
وقت کا انتظام (Time Management) کیا ہے؟
وقت کا انتظام (Time Management) ایک ایسا عمل ہے جس میں آپ اپنے وقت کو مخصوص کاموں پر خرچ کرنے کے لیے شعوری طور پر کنٹرول کرتے ہیں، ایک منصوبے کے تحت۔ اس میں سرگرمیوں کو ترتیب دینا، شیڈول بنانا اور ترجیحات کا تعین شامل ہے۔ اور اس کا مقصد ہوتا ہے اپنے وقت کو زیادہ مؤثر طریقے سے استعمال کرنا۔ وقت کے مؤثر انتظام کے لیے ضروری ہے کہ آدمی بہترین تنظیمی صلاحیتوں کا حامل ہو، وہ کاموں کی ترجیحات طے کرنا جانتا ہو، اور اس بات کا ادراک رکھتا ہو کہ ہر کام کو مکمل کرنے میں کتنا وقت لگے گا؟
Time Management کے فائدے
وقت کے مؤثر انتظام کے بے شمار فائدے ہیں۔ ان میں سے کچھ کا تذکرہ ہم ذیل میں کریں گے۔
۱۔ اس کا سب سے پہلا اور واضح فائدہ ذہنی دباؤ کی کمی کی شکل میں دیکھنے کو ملتا ہے۔ جب آپ اپنے وقت کو مؤثر طریقے سے منظم کرتے ہیں، تو کام وقت پر مکمل ہو جاتے ہیں، جس سے نامکمل کاموں کا بوجھ نہیں بڑھتا اور آپ ذہنی سکون پاتے ہیں۔
۲۔ اس کا دوسرا سب سے بڑا فائدہ کارکردگی میں بہتری کی شکل میں نظر آتا ہے۔ وقت کے بہتر انتظام کے نتیجے میں آپ اپنے کام وقت پر بحسن و خوبی انجام دے پاتے ہیں جس سے آپ کی کار کردگی بہتر ہوتی ہے۔ اور آرام اور ذاتی نگہداشت کے لیے وقت ملتا ہے۔
۳۔ وقت کا مؤثر انتظام شخصیت میں نکھار کی شکل میں بھی منتج ہوتا ہے۔ اچھی کارکردگی کی وجہ سے لوگ آپ کو قابلِ اعتماد سمجھتے ہیں اور آپ اپنی ساکھ بنانے میں کامیاب ہوتے ہیں۔
۴۔ اس سے خود اعتمادی اور self-discipline میں اضافہ بھی ہوتا ہے۔ وقت پر کام مکمل کرنے کی وجہ سے آپ خود پر اعتماد کرنا سیکھتے ہیں۔ اس کے نتیجے میں آپ توجہ مرکوز کرنا سیکھتے ہیں اور محنتی بنتے ہیں۔
۵۔ اس کا ایک نتیجہ مسائل کو حل کرنے کی صلاحیت میں بہتری کے طور پر بھی دیکھنے کو ملتا ہے۔ وقت کے بہتر انتظام کی وجہ سے آپ مناسب نیند اور آرام کے ذریعے سے ذہن کو تروتازہ رکھ پاتے ہیں، نتیجةً آپ دباؤ کے دوران بھی بہتر فیصلے لینے کے قابل ہوتے ہے۔
۶۔ زندگی میں توازن بھی اس کا ایک اہم نتیجہ ہوتا ہے۔ وقت کے مؤثر انتظام سے آپ اپنی پیشاورانہ اور ذاتی زندگی میں توازن برقرار رکھ پاتے ہیں۔ کیونکہ آپ وقت کو سمجھداری سے استعمال کر کے سارے کاموں کے لیے وقت فارغ کرنے میں کامیاب ہوتے ہیں، جس سے آپ کی زندگی خوشگوار ہوتی ہے۔
۷۔ وقت کے مؤثر انتظام کا ایک فائدہ محدود وقت میں اہداف کی تکمیل کی شکل میں بھی ظاہر ہوتا ہے۔ وقت کو قابو میں رکھ کر آپ اپنے اہداف پر زیادہ مؤثر طریقے سے توجہ دے سکتے ہیں، جس سے وہ جلد حاصل ہو جاتے ہیں۔
Time Management کے مؤثر طریقے
آئیے، دیکھتے ہیں کہ کیسے وقت کا مؤثر انتظام کر کے مندرجہ بالا فائدے حاصل کیے جا سکتے ہیں۔
وقت کے انتظام کے درج ذیل طریقے بہت کارگر ثابت ہوئے ہیں:
۱:۔ SMART Goals
SMART Goals کا تعین وقت کے انتظام کاسب سے کارگر طریقہ ہے۔
الف: S مطلب Specific۔ یعنی آپ جو ہدف طے کریں وہ متعین ہو نا چاہیے۔ وہ مبہم یا گنجلک نہیں ہونا چاہئے، بلکہ آپ کے سامنے یہ صاف ہونا چاہئے کہ وہ ہدف کیا ہے جسے آپ حاصل کرنا چاہتے ہیں۔ مثلاً ایک طالبِ علم صرف یہ طے نہ کرے کہ وہ ایک اچھا طالبِ علم بننے کی کوشش کرے گا۔بلکہ، یہ طے کرے کہ وہ امتحان میں پچھلے سال کے مقابلے زیادہ اچھی کارکردگی کا مظاہرہ کرے گا اور کلاس بھی کم سے کم ناغہ کرے گا۔
ب: M مطلب Measurable۔ یعنی آپ کا ہدف قابلِ پیمائش ہونا چاہئے۔ یہ متعین ہونا چاہئے کہ اس کی کمّیت کیا ہوگی۔ مثلاً اس طالبِ علم نے پچھلے سال ۸۰ فیصد مارکس حاصل کئے تھے۔ وہ یہ طے کرے کہ اس سال وہ ۹۵ فیصد مارکس حاصل کرنے کی کوشش کر گا۔ اور حاضری کے اسکور کو ۸۰ فیصد کے اوپر رکھنے کی کوشش کرے گا۔
ج: A مطلب Achievable۔ یعنی قابلِ حصول۔ آپ جو ہدف طے کریں وہ آپ کی قوت و صلاحیت کے اعتبار سے قابل حصول ہو، بالکل ہوائی نہ ہو۔ مثلاً یہ طالبِ علم یہ طے کرے کہ اسے ۱۵ فی صد کا اضافہ اس ششماہی امتحان میں نہیں چاہیے، جو کہ دو ہفتے کے بعد ہونے والے ہیں۔ بلکہ آنے والے سالانہ امتحان میں چاہیے۔ اس لحاظ سے یہ ہدف قابلِ عمل ہے۔
د: R مطلب Relevant۔ یعنی یہ ہدف متعلقہ ہو۔ ہدف آپ کے مقصد اور حیثیت کے مطابق ہو۔ کوئی ایسا ہدف نہ چنا جائے جو آپ کے لیے کسی قسم کا relevance نہ رکھتا ہو۔ اسی طرح یہ ہدف اس طالبِ علم کے لیے relevant بھی ہے۔ اگر یہ طالبِ علم اپنے لیے ہدف طے کہ لے کہ وہ گھر اور اسکول کے درمیان آنے والی ساری دکانوں کے نام یاد رکھنے کی کوشش کرے گا، تو یہ ایک غیر متعلق (irrelevant) ہدف ہوگا۔
ھ: T مطلب Time Bound۔ اس کے مکمل ہونے کے لیئے ایک وقت مقرر ہو۔ یعنی یہ طے کر لیا جائے کہ اس ہدف کو آپ کب تک حاصل کر لیں گے۔ اس کامیابی کے حصول کے لیے اس طالبِ علم نے آنے والے سالانہ امتحان تک کا وقت متعین کیا ہے۔ اس لحاظ سے یہ ایک Time Bound ہدف بھی ہے۔
۲:- Time Audit
وقت کے مؤثر انتظام کے لیے ضروری ہے کہ آپ کو اس بات کا صحیح ادراک ہو کہ آپ اپنا وقت کیسے گزارتے ہیں۔ اس کے لیے Time Audit کا طریقہ اپنایا جا سکتا ہے۔ اس سے آپ جان سکیں کہ آپ کس کام پر کتنا وقت خرچ کرتے ہیں، جیسے جاب، تعلیم، گھریلو ذمہ داریاں، سماجی رابطے، اور تفریح۔ اس کے لیے ایک نوٹ بک لینا چاہئے اور اپنے روزمرہ میں کسی قسم کی تبدیلی کئے بغیر اس میں نوٹ کرنا چاہئے کہ آپ کس کام کو کتنا وقت دے رہے ہیں۔ پھر بعد میں اس نوٹ کا جائزہ لے کر دیکھنا چاہئے کہ کہاں کس طرح کی تبدیلی کی ضرورت ہے۔
۳:- ترجیحات کا تعین (Prioritization)
ترجیحات کا صحیح تعین وقت کے مؤثر انتظام کے لحاظ بہت اہمیت رکھتا ہے۔ ترجیحات کے تعین کے لیے ہمیں اپنے کاموں کو درج ذیل کو چار حصوں میں تقسیم کرنا چاہئے۔
- فوری اور اہم کام: ایسے کام جو اہم بھی ہیں، اور فوری طور پر انجام پانے چاہیں۔ ان کاموں کو سب سے پہلے کیا جانا چاہئے۔ اس کو مکمل کرنے کے بعد دیگر کاموں کی طرف متوجہ ہونا چاہئے۔
- اہم لیکن غیر فوری کام: یہ ایسے کام ہیں جو اہم تو بہت ہیں، لیکن فوری طور پر انجام دینے کی ضرورت نہیں۔ فوری اور اہم کام کی تکمیل کے بعد ان کاموں میں لگنا چاہئے۔ نیز اسے بعد کے لیے بھی شیڈیول کیا جا سکتا ہے۔
- فوری لیکن غیر اہم کام: یہ ایسے کام ہیں جو فوری طور پر انجام پانے چاہیں، لیکن ان کاموں کی وہ اہمیت نہیں۔ بہتر ہے کہ ایسے کاموں کے سلسلے میں تفویض (Delegation) سے کام لیا جائے۔ یعنی ایسے کام کسی اور کے حوالے کیے جا سکتے ہیں۔ یہ کام کسی دوسرے شخص کے حوالے بھی کئے جا سکتے ہیں، یا کسی ایپ وغیرہ سے بھی کام لیا جا سکتا ہے۔ مثلاً دوپہر کا کھانا پکاتے وقت پتہ چلا کہ فلاں ingredient موجود نہیں ہے۔ اس کام کے لیے گھر کے کسی بچے کو بھیجا جا سکتا ہے، یا دس بیس روپے زیادہ دے کر کسی ایپ سے بھی آرڈر کیا جا سکتا ہے۔
- غیر اہم اور غیر فوری ہیں: ایسے کاموں کو بہتر ہے کہ چھوڑ دیا جائے، یا کم ازکم اس وقت تک انتظار کیا جائے جب کہ آپ سارے دیگر اہم کاموں سے پوری طرح فارغ ہو چکے ہوں گے۔
اس حکمتِ عملی کو Eisenhower Matrix کے نام سے جانا جاتا ہے۔
۴:- Deadlines کا تعین
Deadlines کا تعین بھی وقت کے انتظام میں کافی اہمیت رکھتا ہے۔ یعنی ہر کام کے لیے وقت کی حد مقرر کریں۔ جب آپ یہ فیصلہ کر رہے ہوں کا فلاں کام انجام دینا ہے، اسی وقت یہ بھی متعین کر لیں کہ یہ کام کتنے وقت میں انجام دینا ہے۔ اور یہ کہ یہ کام کب سے شروع ہو کر کب تک انجام پذیر ہو جانا چاہئیے؟ Deadline کا احساس آپ کو اپنی توجہ اس کام پر مرکوز رکھنے میں مدد کریگا۔
مثلاً آپ نے ارادہ کیا کہ آپ سیرتِ نبویؐ کے موضوع پر مہارت حاصل کریں گے۔ ساتھ ہی آپ نے یہ بھی طے کیا کہ یہ مہارت ۶ مہینے کی مدت میں حاصل کرنی ہے۔
۵:- منصوبہ بندی
جیسا کہ میں نے پہلے عرض کیا کہ وقت کا انتظام روزانہ کی منصوبہ بندی تک محدود نہیں ہے۔ ضروری ہے کہ ہفتہ اور ماہ کی منصوبہ بندی کی جائے۔ ہفتہ شروع ہونے سے پہلے یہ طے کر لیا جائے کہ اس ہفتے میں کیا کیا کرنا ہے، اور کتنا کرنا ہے؟ اسی طرح ماہ کے شروع میں یہ طے کر لیا جائے کہ اس مہینے میں کون کون سے کام انجام پذیر ہو جانے چاہئیں؟ پھر اس ہفتہ یا ماہ کا شیڈیول بھی بنا دیا جائے کہ کام کس ترتیب سے ہوں گے، اور کون سے کام کتنے وقت کے اندر مکمل ہو جانے چاہئیں؟
مثلاً سیرتِ نبویؐ پر مہارت کے لیے آپ نے منصوبہ بنایا کہ فلاں فلاں کتابوں کا مطالعہ اس ترتیب سے کریں گے۔ اور روزانہ شام کو ایک گھنٹا اس مطالعے پر صرف کریں گے۔
۶:- کاموں کو چھوٹے چھوٹے حصوں میں تقسیم کرنا:
ایک طریقہ یہ بھی ہے کہ جب کوئی بڑا کام درپیش ہو تو اسے چھوٹے چھوٹے حصوں میں تقسیم کر دیا جائے۔ پھر ہر حصے کو ایک منصوبے کے تحت مکمل کیا جائے۔ اس سے ذہنی دباؤ کم پیدا ہوتا ہے اور کام آسانی سے مکمل ہو جاتا ہے۔
۷:- خلل سے بچنا
ضروری ہے کہ وقت کے مؤثر انتظام کے لیے ان چیزوں سے چھٹکارا حاصل کیا جائے جو یکسوئی میں خلل انداز ہوتی ہوں۔ اس کی مثال سوشیل میڈیا، فون کے دیگر نوٹیفیکیشن ہیں۔ کام کے وقت فون کو فوکس موڈ میں رکھیں، یا سائیلنٹ موڈ میں رکھیں۔ اسی طرح سے ذہن کی بھی تربیت ضروری ہے کہ کام کے وقت غیر ضروری خیالات نہ آئیں۔
۸:- تفویض (Delegation)
ایسے کام جسے آپ کے علاوہ دوسرے لوگ بھی کر سکتے ہوں ان کی تفویض (Delegation) بھی وقت کے انتظام کا اہم طریقہ ہے۔ یہ تربیت کا بھی ایک طریقہ ہے، اور اس سے ٹیم کے دوسرے لوگوں کے درمیان فیصلہ لینے کی صلاحیت پیدا ہوتی ہے۔ نیز اس سے ٹیم کے افراد میں خود اعتمادی بھی پیدا ہوتی ہے۔
۹:- "نہیں” کہنے کا فن سیکھیں
وقت کے انتظام کا ایک بہت اہم طریقہ ”نہیں“ کہنے کا فن بھی ہے۔ وقت پر کنٹرول کے لیے ضروری ہے کہ آپ اپنے حدود متعین کریں۔ غیر ضروری اور بے فائدہ کاموں کو احسن طریقے سے منع کر دیں اور اس وقت کو یا تو آرام کرنے کے لیے استعمال کریں یا پھر کسی اہمیت کے حامل کام کے لیے استعمال کریں۔
۱۰:- Pomodoro Method
وقت کے انتظام کی ایک تکنیک Pomodoro Method بھی ہے۔ 1980 کی دہائی کے آخر میں تیار کردہ اس تکنیک میں ہم دیئے گیے وقت کو کو 25 منٹ کے وقفوں (Pomodoros) میں تقسیم کرتے ہیں، جن کے درمیان مختصر وقفے ہوتے ہیں، جو پانچ منٹ کے ہو سکتے ہیں۔ یعنی آپ ۲۵ منٹ کام کرتے ہیں، پھر پانچ منٹ کا با معنی (Mindfull) وقفہ لیتے ہیں۔ یہ ایک پوموڈورو ہوا۔ اس طرح کے چار Pomodoros کے بعد آپ ایک طویل وقفہ لیتے ہیں، جو آدھے گھنٹے کا ہو سکتا ہے۔ یہ تکنیک آپ کی توجہ بڑھاتی ہے اور کام بہت معمولی دماغی تھکاوٹ کے ساتھ پورا ہو جاتا ہے۔
وقت کا مؤثر انتظام (Effective Time Management) نہ صرف یہ کہ آپ کی Productivity اور کارکردگی کو بہتر بناتا ہے، بلکہ یہ آپ کی پوری زندگی پر مثبت طور پر اثر انداز ہوتا ہے۔ چاہے آپ کسی بڑے پروجیکٹ پر کام کر رہے ہوں یا Job اور ذاتی زندگی کے درمیان توازن پیدا کرنے کی کوشش کر رہے ہوں، وقت کا مؤثر انتظام آپ کو تیزی سے اپنے اہداف حاصل کرنے، ذہنی دباؤ کو کم کرنے اور زیادہ متوازن زندگی گزارنے میں مدد کرتا ہے۔
